Digitalizácia dokumentov
Digitalizácia a elektronická evidencia faktúr a súvisiacich dokumentov
Digitalizácia dokumentov a elektronické schvaľovanie vám umožní vytvoriť efektívny podnikový systém správy, obehu, zdieľania a archivácie dokumentov. Táto služba vám ušetrí finančné prostriedky, ktoré tak budete môcť využiť inde a efektívnejšie.
Výhody digitalizácie a schvaľovacieho procesu
• Úspora finančných nákladov na skladovanie, tlač a časté kopírovanie
• Zníženie rizika poškodenia, straty či odcudzenia dokladov
• Automatické smerovanie pre schvaľovací proces
• Schvaľovanie odkiaľkoľvek (aj z domu)
• Automatické zavedenie faktúr do účtovného systému
• Prístup len oprávneným používateľom 24 hodín denne
• Zamedzenie duplicitným úhradám
• Jednoduché vyhľadávanie a zdieľanie pre viacerých používateľov súčasne
• Digitalizácia je prevedenie firemných dokumentov do elektronickej podoby.
Digitalizácia dnes patrí medzi veľmi vyhľadávané služby, ktoré vám zaručia, že dokumenty budú ľahko dohľadateľné, sprístupnené len oprávneným osobám, nikdy sa nepoškodia a svoju čitateľnosť si udržia po neobmedzenú dobu.
Ak uvažujete o elektronizácii dokumentov, radi vám pripravíme ukážku digitalizácie s možnosťou využitia elektronického schvaľovacieho systému a používania elektronického archívu priamo na vašich dokumentoch. Ukážeme vám možnosti zabezpečenia aj zdieľania dokumentov a mnoho ďalšieho.
Čas, ktorý ste doteraz trávili zakladaním dokladov do šanónov, opätovným vyhľadávaním v archíve, skenovaním či kopírovaním a dohľadávaním požičaných originálov, môžete teraz venovať vašim obchodným aktivitám.
CENNÍK DIGITALIZÁCIE DOKUMENTOV
Priebeh digitalizácie dokumentov
1. Prevzatie dokumentov od zákazníka
Všetky doručené dokumenty, vrátane príloh (dodacích listov, dodatkov atď.),
od Vás prevezmeme, spracujeme a uložíme do archívu.
2. Digitalizácia dokumentov – skenovanie a prevod do elektronickej podoby
Doručené dokumenty pripravíme, skontrolujeme, či sa nejedná o duplicitný doklad, označíme čiarovým kódom, ktorý slúži na rozdelenie dávok na jednotlivé súbory a identifikáciu naskenovaného dokladu v systéme. Následne doklady naskenujeme a pomocou softvéru prevedieme do digitálnej podoby.
Po dokončení skenovania sú doklady automaticky prevzaté programom Doris na následné rozpoznanie a dokončenie prevodu dokumentu do elektronickej podoby.
V tomto kroku sú z faktúry získavané všetky potrebné informácie ako napr. číslo faktúry, variabilný symbol, dátum, mena, suma a jednotlivé položky. Tento proces zabraňuje preklepom a ďalším chybám.
Súčasne sú dokumenty uložené do elektronického archívu Optaris.
